¿Qué es la integración de sistemas y cuánto tiempo toma?
La integración de sistemas consiste en hacer que el software que tu empresa ya usa (ERP, tienda en línea, CRM, facturación y banco) se comunique, para que el mismo dato no se escriba dos veces. En Devuptime, un proyecto de integración suele tomar de 4 a 12 semanas, según la cantidad de sistemas involucrados y la complejidad de las reglas.
¿Cuáles son las señales de que tu empresa necesita integrar?
- El mismo dato se escribe en dos o tres lugares. El pedido entra en la tienda en línea, alguien lo vuelve a cargar en el ERP y después en el sistema de envíos.
- Los informes no coinciden entre sistemas. Finanzas muestra un número, ventas muestra otro y nadie sabe cuál es el correcto.
- Existe una hoja de cálculo puente que alguien exporta de un sistema e importa en otro, cada semana.
- Los errores de digitación se convierten en pérdidas: pedidos con cantidad equivocada, cobros duplicados, productos vendidos sin inventario.
- La información llega tarde. La dirección solo ve el resultado después de que alguien consolida todo a mano.
¿Qué integramos?
Conectamos prácticamente cualquier sistema que ofrezca una API o permita intercambiar archivos:
- ERP: desde el sistema listo para usar que ya tienes hasta un ERP a medida.
- Tiendas en línea y marketplaces: pedidos, inventario y precios sincronizados en ambos sentidos.
- CRM y herramientas de marketing: el contacto que llega por el sitio entra al embudo sin que nadie copie y pegue.
- Facturación electrónica y contabilidad: la factura se emite a partir del pedido, sin volver a cargar datos, respetando los requisitos de cada país.
- Bancos y medios de pago: conciliación automática de cobros y pagos.
- Logística y transportistas: cotización de flete, emisión de etiquetas y rastreo dentro de tu flujo.
- Hojas de cálculo y sistemas heredados: incluso esos sistemas antiguos que nadie quiere tocar, pero de los que la operación todavía depende.
¿Cómo se define el precio de una integración?
Lo que más influye en el precio no es la cantidad de sistemas, sino cuántas reglas de negocio debe respetar la integración y si los sistemas involucrados tienen una API decente. Una integración simple entre dos sistemas con API documentada es muy distinta de una que incluye validaciones, varios sistemas o un sistema heredado sin API.
También pesan el volumen de datos, la frecuencia (en tiempo real o por lotes) y el nivel de monitoreo que necesitas. Después del mapeo recibes una propuesta escrita con alcance, plazo y precio, antes de empezar.
¿Cómo conducimos un proyecto de integración?
- Mapeo: identificamos qué sistemas existen, qué dato debe circular entre ellos, en qué sentido y con qué frecuencia. Aquí aparecen las reglas que nadie documentó.
- Análisis técnico: verificamos qué permite cada sistema: API lista, acceso a base de datos o archivos. Es lo que define el plazo y el costo real.
- Desarrollo y pruebas: construimos la integración y la probamos con datos reales, incluidos los casos de error, como qué pasa si un sistema está fuera de servicio.
- Monitoreo: una integración que nadie observa es una integración que falla en silencio. La entregamos con registro de fallas y alertas.
¿Qué suele salir mal y cómo lo evitamos?
La mayoría de los proyectos de integración que fracasan lo hacen por dos motivos, y ninguno es técnico:
Reglas no documentadas. "En este caso siempre lo hacemos distinto" es la frase que aparece cuando la integración ya está lista. Por eso el mapeo es la etapa más larga de nuestro proceso, no la programación.
Falla silenciosa. La integración deja de funcionar un sábado y nadie lo nota hasta el lunes, cuando la tienda ya vendió lo que no tenía. Toda integración que entregamos registra lo que pasó y avisa cuando algo falla.
Qué queda en el contrato
Alcance, plazo y precio por escrito; el código fuente y los accesos a nombre de tu empresa; acuerdo de confidencialidad (NDA), importante cuando la integración toca datos financieros o de clientes; y garantía de correcciones definida en el contrato (90 días por defecto). Trabajamos de forma remota, con reuniones en línea, en horario de 9 a 18 h, hora de Brasilia (UTC−3).
¿Necesitas integrar tus sistemas? Escríbenos y respondemos en un día hábil. Mira también nuestros sistemas de gestión a medida.
