¿Cuándo vale la pena tener un sistema de gestión a medida?
Un sistema de gestión a medida es un software hecho para el proceso de tu empresa, en lugar de obligar a la empresa a encajar en el proceso de un proveedor. En Devuptime desarrollamos sistemas de gestión desde 2008, con plazos típicos de 6 semanas a 8 meses según el alcance: finanzas, inventario, CRM, portales, automatización e integraciones. El código fuente se entrega con el sistema: no quedas atado a ningún proveedor, tampoco a nosotros.
Si lo que buscas es un ERP, es decir, la gestión integrada de compras, ventas, finanzas y operación en un solo sistema, la página de referencia es ERP a medida, con módulos y riesgos de ese tipo de proyecto.
Cuándo el sistema listo para usar deja de servir
Un sistema listo para usar es una buena opción en la mayoría de los casos: es más barato, entra en funcionamiento rápido y resuelve lo que es estándar del mercado. Lo decimos con franqueza: si un sistema listo resuelve tu caso, es lo que vamos a recomendar.
Empieza a estorbar cuando aparecen estas señales:
- Tu equipo mantiene hojas de cálculo paralelas para cubrir lo que el sistema no hace. Ese retrabajo tiene un costo en horas que casi nadie mide.
- El proceso que te diferencia no cabe en el sistema. Si tu forma de operar es una ventaja competitiva, adaptarla a un software genérico significa renunciar a ella.
- La licencia crece junto con el equipo. La mensualidad por usuario se vuelve un costo que aumenta justo cuando a la empresa le va bien.
- Los sistemas no se comunican. Alguien escribe el mismo dato en dos o tres lugares, con los errores que eso trae.
- Esperas la hoja de ruta del fabricante para una función que necesitas ahora.
¿Qué tipos de sistema desarrollamos?
- ERP a medida: gestión integrada de compras, ventas, finanzas y operación, modelada sobre tu flujo real. Ver detalles.
- Integración de sistemas: conecta lo que ya usas (ERP, CRM, facturación, tienda en línea, banco) para que el dato se escriba una sola vez. Ver detalles.
- Gestión financiera: cuentas por pagar y por cobrar, flujo de caja y conciliación, con las reglas de tu negocio.
- Control de inventario y logística: entradas, salidas, inventario y rastreo, integrados a la venta.
- CRM adaptado al embudo real: el proceso comercial que tu equipo ya usa, no el modelo genérico de la herramienta.
- Portales y áreas de cliente: tu cliente consulta pedidos, documentos y facturas por su cuenta, y baja el volumen de atención.
- Automatización de procesos internos: lo que hoy se hace a mano en hojas de cálculo pasa a funcionar solo.
- Tableros de indicadores: la dirección sigue el negocio sin pedir informes.
¿Cómo se define el precio de un sistema de gestión?
No hay un precio de catálogo: el valor sale del alcance definido en el diagnóstico, y lo recibes en una propuesta escrita con alcance, plazo y precio antes de empezar. Lo que más influye es la cantidad de módulos y pantallas, el volumen de reglas de negocio (aprobaciones, cálculos, excepciones), las integraciones con otros sistemas, las plataformas (solo web o también aplicación móvil) y la migración de datos del sistema anterior. Los requisitos fiscales y de facturación de cada país también entran en el alcance cuando el sistema los toca.
Cómo saber si compensa
La cuenta más honesta compara el costo del sistema a medida con lo que ya gastas hoy sin darte cuenta. Suma, por año:
- Las licencias mensuales de todos los sistemas que serían reemplazados, multiplicadas por la cantidad de usuarios y por 12.
- Las horas de retrabajo: personas alimentando hojas de cálculo paralelas o escribiendo el mismo dato dos veces. Multiplícalas por el costo por hora del equipo.
- El costo de los errores que genera el proceso manual: quiebres de inventario, cobros equivocados, pedidos perdidos.
Un sistema a medida es una inversión única más su mantenimiento; la licencia es un costo permanente que crece con la empresa. Con esos números sobre la mesa, la decisión deja de ser intuición.
¿Cómo trabajamos?
- Diagnóstico: entendemos cómo opera la empresa hoy, dónde están los cuellos de botella y qué debe resolver el sistema. Aquí te decimos si un sistema listo resolvería mejor.
- Propuesta con alcance cerrado: recibes por escrito qué se entrega, el plazo y el precio, antes de cualquier línea de código.
- Desarrollo por etapas: entregas en general cada 15 días, con el sistema funcionando y tú siguiendo el avance. Los ajustes de rumbo ocurren en el camino, no al final.
- Implementación, capacitación y garantía: migración de datos, capacitación del equipo y garantía de correcciones definida en el contrato (90 días por defecto).
Por qué Devuptime
Desarrollamos software desde 2008, desde Guarulhos, en el área metropolitana de São Paulo, Brasil, y trabajamos de forma remota con reuniones en línea. Como también desarrollamos aplicaciones y sitios web y hacemos marketing digital, el sistema nace preparado para comunicarse con el resto de la operación. El código, los datos y los accesos son de tu empresa, y firmamos acuerdo de confidencialidad (NDA).
¿Quieres conversar sobre tu caso? Escríbenos y respondemos en un día hábil.
